Passwort Manager: Passwörter sicher aufbewahren (Anleitung)

Du möchtest gerne einen Passwort Manager nutzen, um deine Passwörter sicher, einfach und digital aufzubewahren, statt sie auf einen Zettel zu schreiben? Prima, ich zeige dir in wenigen einfachen Schritten was du beim Einrichten und nutzen eines Passwort Managers beachten musst.

Vielleicht gehörst du auch noch zu den Leuten, die ihre Passwörter auf einem Zettel oder einem Büchlein analog aufbewahren. Es liegt auf der Hand, dass das ziemlich unsicher und auch oft unpraktisch ist. Und bei der Menge an Benutzernamen, Passwörtern und Sicherheitsfragen die wir uns heute bei unseren unzähligen Accounts merken müssen, macht eine intuitive digitale Verwaltung Sinn.

Es wird also Zeit auf eine digitale Lösung umzusteigen. Und sie lautet: Passwort Manager. Was ein Passwort Manager ist, wie er funktioniert und wie du ihn einrichtest, zeige ich dir jetzt! Du solltest etwa 1-2 Stunden einplanen, um deinen Passwort Manager für die erste Benutzung einzurichten.

Was ist ein Passwort Manager und wieso ist er sinnvoll?

Einige neigen dazu, das gleiche Passwort bei vielen oder sogar allen Accounts zu verwenden. Das ist aber extrem unsicher und nur von abzuraten! Das gleiche gilt auch für Sicherheitsfragen oder PIN-Codes.

Ein Passwort Manager stellt dir ein Programm/App zur Verfügung, bei der du dich mit einem einzigen Passwort, dem sogenannten Master-Passwort anmelden musst und dann Zugriff auf alle deine Passwörter & Co. hast. Zusätzlich hast du die Möglichkeit noch weitere Daten für einen Account, wie Sicherheitsfragen, verwendete E-Mail Adressen oder sonstige Notizen hinzuzufügen. Man kann es also mit einem Tresor vergleichen.

Deine kompletten Daten werden mit einer aktuell nicht-knackbaren Verschlüsselung verschlüsselt, komprimiert und sicher abgespeichert. An deine Passwörter kommt man also nur, wenn man das Master-Passwort hat. Fast alle Anbieter bieten eine zusätzlich Zwei-Faktor-Authentifizierung an. Das bietet doppelten Schutz für deine Passwörter.

Dabei wird in Online- und Offline-Passwort-Manager unterschieden. Online-Passwort Manager sind Anbieter (Z.B. LastPass oder 1password), bei denen Ihre Passwörter in deren Datenbank abliegen. Bei Offline-Passwort Managern hast du eine Datenbankdatei, in der alle Passwörter aufbewahrt werden. Eine Verschlüsselung ist bei beiden Varianten natürlich Standard!

Online-Passwort-Manager:
Vorteile: Einfache Einrichtung, komfortable Nutzung
Nachteile: (Meist) kostenpflichtig, Daten liegen bei fremdem Anbieter

Offline-Passwort-Manager:
Vorteile: Kostenlos, Daten liegen lokal und nur du hast Zugriff
Nachteile: Etwas aufwendigere Einrichtung (mit Hilfe meiner Anleitung aber kein Problem!)

Online- oder Offline Passwort Manager – was ist besser?

Zu dieser Frage habe ich eine klar Antwort: Ein Mix aus Beiden. Aber wie geht das?

Wir verwenden einen Offline-Passwort-Manager und legen die Passwortdatenbank auf einer Online-Cloud ab. Damit haben wir die Vorteile beider Varianten vereint: Nur wir haben Zugriff auf die Daten, kostenlos, können es beliebig einrichten, ist komfortabel und wir können es auf allen Geräten nutzen.

Wenn du das nicht möchtest, auch kein Problem. Dann kannst du dir Schritt 2 in der Anleitung sparen.

Den Cloud-Service den du nutzen möchtest kannst du frei wählen. Vielleicht nutzt du bereits Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox oder sogar schon eine eigene Nextcloud Installation. Egal welchen Dienst du verwendest, die Einrichtung funktioniert bei allen identisch.

Passwort Manager auf deinem Computer einrichten

Als Passwort Manager nutze schon viele Jahre das kostenlose KeePass und bin damit sehr zufrieden. Ich zeige dir nun Schritt für Schritt, wie du den Passwort Manager einrichtest und mit einem Cloud-Service deiner Wahl verwendest. Die Einrichtung übernehmen wir auf dem Computer, danach erfolgt noch optional die Installation einer App, damit du jederzeit auch Zugriff über Dein Smartphone und Tablet hast.

Schritt 1: Passwort Manager herunterladen

Zuerst lädst du dir hier die neuste Version von KeePass herunter und folgst den Installationsanweisungen.

Schritt 2: Datenbank-Datei auf einer Cloud ablegen

Zum Speichern der Passwortdatenbank auf einer Cloud musst du nun noch ein Synchronisationsprogramm installieren, falls du das noch nicht hast. Das Synchronisationsprogramm lädt automatisch immer die aktuellste Datei auf deine Cloud – auch wenn du am Smartphone oder Tablet ein Passwort angelegt, verändert oder gelöscht hast.

Falls du Google Drive nutzen möchtest, melde Dich mit deinem Google Konto auf Google Drive an. Klick oben rechts auf das Zahnrad, dort auf „Back-up und Sync für Windows herunterladen“ und installiere das Programm.

Wenn du OneDrive nutzen möchtest, ist die OneDrive-App bereits auf deinem Rechner installiert. Falls nicht, kannst du das Programm hier herunterladen. Ob es installiert ist, erkennst du in deinem Windows-Explorer. Dort sollte im linken Menü der Punkt „OneDrive“ auftauchen.

Wenn du Dropbox nutzen möchtest, benötigst du dieses Programm.

Falls du deine eigene Nextcloud verwenden möchtest, wirst du den Sync-Client bereits installiert haben, dieser sollte auch links im Windows-Explorer auftauchen. Falls nicht, ist hier das Programm verlinkt.

Wenn du keine Cloud nutzen möchtest und die Passwörter nur auf deinem Computer brauchst, kannst du als Speicherort z.B. deinen Dokumente Ordner auswählen.

Schritt 3: Passwort Manager einrichten

Jetzt richten wir den Passwort Manager ein. Dazu startest du KeePass zum ersten Mal. Klicke nun oben links auf „File“ und dann auf „New“. Navigiere jetzt über das Menü links auf deinen Cloud Anbieter und gebe als Dateiname „Passwords“ ein. Die Benennung kannst du frei wählen. Am besten so, dass du weißt, dass die Datei deine Passwörter enthält.

Wenn du keinen Cloud-Anbieter nutzen möchtest, kannst du die Datei einfach an einen Ort auf deinem Rechner nutzen.

Wichtig: Die Datei darf nicht gelöscht werden, dort sind alle deine Passwörter drin gespeichert! Beachte, dass du immer eine Sicherung der Datei hast!

Nun musst du Dein Master-Passwort festlegen. Dieses Passwort musst du dir unbedingt merken! Und hier finde ich es auch legitim sich das tatsächlich analog aufzuschreiben, um sich zusätzlich abzusichern. du kannst es etwas personalisieren oder dir ein Passwort generieren lassen. Achte aber darauf, dass es mindestens 8 Zeichen lang ist, Groß- und Kleinbuchstaben enthält, Zahlen und Sonderzeichen.

Denn wenn Dein Master-Passwort schlecht ist, sind automatisch deine anderen Passwörter schlechter geschützt.

Schritt 4: Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren

Es ist optional, aber ich würde es dir dringend empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) zu aktivieren.

Dadurch musst du neben deinem Master-Passwort noch eine Schlüssel-Datei angeben, um an die Passwörter zu gelangen. Falls also ein Hacker dein Master-Passwort herausgefunden hat, kommt er ohne diese Datei trotzdem nicht an deine Passwörter. Also doppelter Schutz!

Erweitere dazu einfach das Feld „Show expert options“ und klicke bei „Key file/provider“ auf „Create…“.

Wähle im nächsten Fenster „Create a new key file (random key)“ aus.

Jetzt musst du für ein paar Sekunden über dieses rauschende Feld fahren um einen zufälligen Schlüssel zu erstellen. Dahinter verbergen sich mathematische Verfahren, um deine Passwörter zu verschlüsseln. Das genau zu erklären, würde an dieser Stelle aber zu weit führen.

Danach wirst du aufgefordert auch diese Datei zu speichern. Lege sie an einem anderen Ort wie deine Datenbank-Datei ab. Merke dir jedoch, wo sie legt.

Schritt 5: Datenbank leeren

Auf der nächsten Seite kannst du noch einen Namen für deine Datenbank unter „Database name“ festlegen. Alle anderen Optionen kannst du unverändert lassen, die sind schon gut gewählt.

Jetzt siehst du zum ersten Mal deine erstellte Datenabnk.

Du kannst nun die vorhanden Beispiel-Einträge per Rechtsklick > Delete Entry löschen. Auch links die Ordner kannst du löschen und dir – falls du magst – eine eigene Ordnerstruktur anlegen. Im nächsten Abschnitt erkläre ich dir ganz genau, wie du den Passwort Manager bedienen kannst.

Schritt 4 (optional): KeePass auf deutsch umstellen

Du kannst KeePass recht einfach auf Deutsch umstellen. Dazu kannst du dieser Anleitung folgen.

Jetzt kannst du dir direkt den Passwort Manager noch auf dem Handy einrichten oder du springst erstmal zur Erklärung, wie man den Passwort Manager richtig verwendet.

So benutzt du den Passwort Manager

Jetzt kommen wir zum wahrscheinlich wichtigsten Teil: wie du deinen neuen Passwort Manager richtig einsetzen kannst. Das ist sehr einfach – das ist ja der große Vorteil.

Eintrag anlegen & bearbeiten

Um einen neuen Account hinzuzufügen kannst du oben links auf das rot-markierte Icon klicken oder Rechtsklick und „Add Entry“ wählen. Äquivalent natürlich die deutschen Begriffe.

In der Detailansicht kannst du jetzt alle wichtigen Daten eintragen. Hier habe ich als Beispiel ein Amazon Account angelegt.

Wenn du einen Eintrag bearbeiten möchtest, kannst du einfach einen Doppelklick auf den Eintrag machen und erhältst wieder die Detailansicht.

Jetzt hast du etwas Arbeit und darfst alle deine Passwörter von deinen Zetteln eintragen. 😉

Passwörter kopieren

Es ist soweit. Du hast alle Passwörter drin und möchtest sie natürlich verwenden. Suche dazu den richtigen Eintrag in deinen Passwörtern heraus und mache einen Doppelklick auf die Sternchen. Dein Passwort ist jetzt für einige Sekunden in deiner Zwischenablage gespeichert.

Gehe nun in das Passwortfeld in dem du Dich anmelden möchtest und füge das Passwort über Rechtsklick > Einfügen oder mit STRG + V ein – einfach, nicht wahr?

Datenbank speichern

Wenn du neue Passwort in deine Datenbank hinzugefügt, verändert oder gelöscht hast, musst du immer über „File“ > „Save“ die Datenbank speichern. Die Datenbank wird dann automatisch mit deiner Cloud synchronisiert.

Datenbank öffnen

Natürlich wird dein PC oder Laptop immer heruntergefahren. Nach dem Start willst du natürlich auch wieder an deine Passwörter. Öffne dazu wieder das KeePass Programm und gebe dein Passwort ein. Solltest du 2FA aktiviert haben, muss auch hier deine erstellte Schlüssel-Datei ausgewählt sein.

Den Speicherort deiner Datenbank-Datei und deiner Schlüssel-Datei merkt sich KeePass, so dass du diese nicht jedes Mal mühsam raussuchen musst.

Passwörter mit dem Smartphone synchronisieren

Wenn du einen Cloud-Anbieter nutzt kannst du die Datei einfach über das Menü oder STRG + S speichern. Innerhalb weniger Sekunden sollte das Synchronisationsprogramm deiner Cloud die Datei automatisch auf dem Server aktualisiert haben, damit sind die Dateien direkt auf deinem Mobilgerät verfügbar. Umgekehrt natürlich das gleiche Spiel.

Die gleichen Funktionen haben auch die meisten Apps auf dem Smartphone. Die Darstellung sieht etwas anders aus, aber im Prinzip werden die gleichen Funktionen unterstützt.

Passwort Manager auf deinem Handy einrichten

Keepass2Android auf Android Smartphone installieren

Wenn du ein Android Smartphone nutzt kann ich dir die App Keepass2Android Password Safe empfehlen. Lade sie aus dem Play Store herunter und wähle „Open file…“ Hier kannst du jetzt deinen Cloud Anbieter auswählen und dich mit dem Konto anmelden, mit dem du auch auf deinem Computer angemeldet bist.

Nun kannst du Dich mit deinem Master-Passwort anmelden und siehst die gleichen Passwörter, die du auch schon auf dem PC angezeigt bekommst. Optional kannst du nun auch den Login per Fingerabdruck, o.ä. aktivieren.

KeePassium auf iPhone installieren

Nutzt du ein iPhone kann ich die App KeePassium empfehlen. Sie integriert sich super in das iOS Okö-System und hilft dir schnell deine Passwörter zu benutzen. Auch hier kannst du deinen Cloud Anbieter auswählen und deine Datenbank auswählen.

In den Einstellungen der App kannst du einstellen, dass du deine Datenbank künftig nicht mehr per Passwort, sondern mit deinem Fingerabdruck oder per FaceID entsperren willst.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Disclaimer
Dieser Beitrag ist Teil des Technik-Guides (#TechGuide), in dem Du alles über den Umgang mit Smartphone, PC & Co. lernst. Sichern privater Bilder und Rechnungen, Aufbewahrung von Passwörtern und Co. sollte für jeden Menschen verständlich erklärt werden. Auch bei typischen Problemen bekommst Du praxisnahe Hilfestellungen. Wenn Du an weiteren Themen interessiert bist, findest Du hier eine komplette Übersicht.
Alle Informationen sind nach bestem Wissen und eigenen Erfahrungen zusammengestellt worden!